AccountXperts B.V., gevestigd aan de Kerkstraat 4a te Someren, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens:
Kerkstraat 4a
5711 GV te Someren
0492-347981
www.AccountXperts.nl
Persoonsgegevens die wij verwerken:
AccountXperts B.V. verwerkt uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
1. Voor- en achternaam
2. Geslacht
3. Geboortedatum
4. Adresgegevens
5. BSN-nummer
6. Telefoonnummer
7. E-mailadres
8. Financiële gegevens
9. Nationaliteit
10. Kenteken
11. Rekeningnummer
12. Factuuradres
13. Gegevens ID-bewijs (in verband met de Wwft)
14. Kamer van Koophandel-nummer
15. Lijst met contactgegevens van de klant via een app
16. Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
17. Gegevens over uw activiteiten op onze website
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken:
1. Burgerservicenummer (BSN)
2. Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij we toestemming krijgen van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er geen gegevens over kinderen verzameld kunnen worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@AccountXperts.nl of guido.hesselmans@AccountXperts.nl , dan verwijderen wij deze informatie.
3. Kredietwaardigheidscheck: bij AccountXperts B.V. is het mogelijk om achteraf te betalen voor de diensten die u afneemt. Om dit mogelijk te maken en u en onszelf te beschermen tegen misbruik, kunnen we uw kredietwaardigheid toetsen. Dit doen wij indien nodig door de noodzakelijke persoonsgegevens (waaronder uw adresgegevens) te verstrekken aan een kredietwaardigheidsbeoordelaar, die deze gegevens alleen voor dit doel mag gebruiken
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
AccountXperts B.V. verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
– Het afhandelen van uw betaling
– Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
– U te kunnen bellen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
– U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
– U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken
– Om diensten aan u (af) te leveren
– AccountXperts B.V. verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor bijvoorbeeld onze belastingaangifte.
De grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens is steeds gelegen in:
1. Een op ons rustende wettelijke verplichting
In het kader van accountancy werkzaamheden, fiscale werkzaamheden en/of het verwerken van de loonadministratie van onze klanten kunnen wettelijk wij verplicht zijn persoonsgegevens zoals: Voor- en achternaam, Geslacht, Geboortedatum, Adresgegevens, BSN-nummer, Financiële gegevens, Nationaliteit en/of Kenteken te verwerken c.q. te bewaren en/of te delen met de belastingdienst, pensioenfondsen, het UWV of andere overheidsinstellingen. U bent in dit geval verplicht deze gegevens aan ons te geven. Indien u dit niet doet, kunnen wij onze diensten niet op een juiste manier verrichten hetgeen tot boetes of sancties van de desbetreffende instanties kan leiden.
2. Noodzakelijkheid ten behoeve van de tussen u en AccountXperts gesloten overeenkomst
Om uitvoering te geven aan de overeenkomsten tot het verrichten van diensten op het gebied accountancy werkzaamheden, fiscale werkzaamheden en/of het verwerken van de loonadministratie tussen ons en onze klanten kan het noodzakelijk zijn om persoonsgegevens zoal omschreven onder het eerste kopje van deze privacy statement te verwerken. Indien u, of de verwerkingsverantwoordelijke, deze gegevens niet aan ons verstrekt op het moment waarop wij hierom verzoeken kunnen wij geen uitvoering geven aan de gesloten overeenkomst.
3. Uw expliciete toestemming
In sommige gevallen kunnen wij om uw expliciete toestemming vragen om bepaalde verwerkingen uit te voeren. Hierbij kunt u denken bijvoorbeeld denken aan uw e-mailadres voor het toesturen van een digitale of papieren nieuwsbrief. Indien u geen gegevens verstrekt kunnen wij deze dienst niet leveren.
Geautomatiseerde besluitvorming:
AccountXperts B.V. neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van AccountXperts B.V.) tussen zit. AccountXperts B.V. gebruikt hiervoor computerprogramma’s en/of -systemen ten behoeve van het kunnen uitvoeren van de opdracht, bijvoorbeeld de leverancier van fiscale aangiftesoftware of financiële aangiftesoftware.
Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?
AccountXperts B.V. bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld, tenzij de wetgeving het anders voorschrijft.
Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
Algemene documenten:
Document/gegevens: Jaarrekening accountantsverklaring
bewaartermijn: minimaal 7 jaar
Ingangsdatum: Datum opstellen
grondslag: Art.2:394 BW
Document/gegevens: Winst en verliesrekening
bewaartermijn: –
Ingangsdatum: –
grondslag: Art 2:10 BW en 3:15 BW
Document/gegevens: Administratie na ontbinding rechtspersoon
bewaartermijn: minimaal 7 jaar
Ingangsdatum: na ontbinding
grondslag: 2:24 BW
Document/gegevens: Dividendnota’s
bewaartermijn: minimaal 5 jaar
Ingangsdatum: na opstellen
grondslag: Art. 3 uitvoeringsbeschikking dividendbelasting
Document/gegevens: Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed
bewaartermijn: minimaal 10 jaar
Ingangsdatum: Volgend op het jaar waarin men het goed is gaan bezigen
grondslag: Art. 34a Wet op de omzetbelasting
Document/gegevens: Ledenadministratie van een coöperatie met aansprakelijkheid van de leden
bewaartermijn: minimaal 10 jaar
Ingangsdatum: Na aanvraag van het lidmaatschap
grondslag: Art. 2:61 BW
Document/gegevens: Subsidie administratie
bewaartermijn: minmaal 10 jaar
Ingangsdatum: vanaf datum administreren
grondslag: art. 4: 69 Algemene Wet Bestuursrecht
Fiscale documenten:
Document/gegevens: Grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie en loonadministratie
bewaartermijn: minimaal 7 jaar
Ingangsdatum: vanaf 1 januari na het opstellen
grondslag: art. 52 Wet Rijksbelastingen art. 8 Douanewet
Document/gegevens: Facturen in verband met. de omzetbelasting
bewaartermijn: minimaal 7 jaar
Ingangsdatum: na opstellen c.q. ontvangst
grondslag: art. 31 Uitvoerings-beschikking omzetbelasting
Document/gegevens: Identificatiebewijs (op grond van Wet Identificatieplicht)
bewaartermijn: minimaal 5 jaar
Ingangsdatum: Na einde dienstverband
grondslag: art. 66 lid 4 Uitvoeringsregeling LB
Accountancy dossiers:
Naast de verschillende hiervoor genoemde algemene en fiscale documenten worden door accountants ook verschillende dossiers bijgehouden, waar onder het:
· correspondentiedossier
· fiscaal dossier
· loondossier
· permanent dossier
· samensteldossier
· adviesdossier
Voor deze dossiers geldt per 1 juli 2018 een bewaartermijn van 10 jaar. Vooruitlopend op deze wetswijziging hanteren wij deze termijn.
Overige documenten:
Document/gegevens: Computersystemen
bewaartermijn: 12 maanden maximaal
Ingangsdatum: –
grondslag: Vrijstellingsbesluit WBP *
Document/gegevens: E-mail/ internetmonitoring
bewaartermijn: 12 maanden maximaal
Ingangsdatum: –
grondslag: Vrijstellingsbesluit WBP *
Document/gegevens: Gegevens met betrekking tot tijdsregistratie
bewaartermijn: minimaal 7 jaar
Ingangsdatum: Vanaf de dag van registratie
grondslag: –
Document/gegevens: Gegevens met betrekking tot toegangscontrole
bewaartermijn: 12 maanden maximaal
Ingangsdatum: Nadat het recht op toegang is komen te vervallen
grondslag: Vrijstellingsbesluit WBP *
Delen van persoonsgegevens met derden:
AccountXperts B.V. verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkingsovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. AccountXperts B.V. deelt onder andere uw gegevens met de bovengenoemde bedrijven waarvan AccountXperts geautomatiseerde systemen afneemt.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken:
AccountXperts B.V. gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.
Relaties van AccountXperts die zelfstandig verantwoordelijk zijn in het kader van de Privacyregelgeving, zoals de aanbieders van geautomatiseerde systemen voornoemd en derden, kunnen wel gebruikmaken van Cookies. Wij adviseren u kennis te nemen van het Privacystatement en het Cookiebeleid van deze partijen als u de website van AccountXperts verlaat.
Aansprakelijkheid:
Er wordt door AccountXperts B.V. geen aansprakelijkheid geaccepteerd voor eventuele fouten of onvolkomenheden in de tekst. Voor de inhoud, actualiteit en werking van websites van derden die via “links” op deze website kunnen worden opgeroepen aanvaardt AccountXperts B.V. geen aansprakelijkheid.
AccountXperts B.V. is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard dan ook. Aan de inhoud van deze website kunnen dan ook geen rechten worden ontleend.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen:
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en/of te verwijderen met uitzondering van de wettelijk bewaartermijnen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door AccountXperts B.V. en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@AccountXperts.nl of Guido.Hesselmans@accountxperts.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit in verband met bescherming van uw privacy. We reageren binnen vier weken op uw verzoek. AccountXperts B.V. wil u er op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen Privacy Statement:
AccountXperts B.V. behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement. Het verdient aanbeveling om dit Privacy Statement geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen:
AccountXperts B.V. neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Accountants nemen met betrekking tot de aan hen toevertrouwde Persoonsgegevens geheimhouding in acht zoals deze voor accountants geldt op basis de beroeps-en gedragsregels. Een overzicht van deze beroeps-en gedragsregels kunt u vinden op de website van de Nederlandse beroepsorganisatie van Accountants (www.nba.nl).
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn voor misbruik, of als u vragen heeft over deze privacy voorwaarden neem dan contact op met Guido Hesselmans via telefoonnummer 0492-347981 of e-mail Guido.Hesselmans@accountxperts.nl of info@AccountXperts.nl.
